Håndtering af persondata
På Kirstine Seligmanns Skole og i Kirstine Seligmanns Børnehave skal vi leve op til EU-Forordningen om beskyttelse af persondata (nr. 2016/679, herefter Persondataforordningen). Læs mere om regler og vejledning til skoleområdet her
Skolen opbevarer persondata efter gældende lovgivning og en konkret interesseafvejning – både elektronisk og på papir.
Afgangsbeviser og -udtalelser opbevares i 30 år efter reglerne om Offentlige arkivalier.
Elevbesvarelser samt eksaminators og censors notater opbevares i tre måneder efter bedømmelse (censor opbevarer egne notater).
Personaleoplysninger opbevares i 5 år efter ansættelsesophør. Ansøgninger opbevares i 6 måneder.
Fysisk materiale skal altid ligge i aflåst skab, og elektronisk materiale skal være adgangsbeskyttet med personlig kode.
Skolen offentliggør billeder ud fra en legitim interesse (GDPR art. 6, stk. 1, litra f), når formålet er positiv formidling af skolens virke.
Billeder til markedsføring, hvor personen aktivt medvirker, kræver samtykke eller kontrakt (art. 6, litra a/b).
Billeder slettes, når formålet ophører, kontrakt udløber, eller samtykke trækkes tilbage.
Skolefotos opbevares på ubestemt tid.
Man kan altid gøre indsigelse mod skolens brug af billeder.
Skolen bruger SkoleIntra og Outlook til kommunikation af persondata.
Mails sendes med end-to-end kryptering.
Skolen anvender eksterne leverandører til opbevaring og behandling af data.
Alle databehandlere arbejder efter databehandleraftaler og må kun behandle oplysninger efter skolens instruks.
Skolen prioriterer leverandører i EU eller tredjelande med godkendt beskyttelsesniveau (art. 45).
Videregivelse til myndigheder sker kun, når det er lovpligtigt.
Skolen har procedurer til at opdage, håndtere og dokumentere brud på persondatasikkerheden (fx hackerangreb eller menneskelige fejl).
Brud, som indebærer risiko for personer, anmeldes til Datatilsynet inden 72 timer, og berørte personer informeres.
Hvis brud sker hos en databehandler, vurderer skolen risikoen og informerer berørte efter behov.
Videoovervågning forekommer enkelte steder og er tydeligt skiltet.
Formålet er kriminalitetsforebyggelse (legitim interesse, art. 6, litra f).
Optagelser slettes efter 30 dage, medmindre de indgår i en konkret sag.
Kun udvalgte medarbejdere har adgang; optagelser videregives kun med samtykke eller til politiet.
Kopier til registrerede udleveres kun i sløret form, så andre personer ikke identificeres.
Skolen behandler data i overensstemmelse med GDPRs grundprincipper:
- lovlig, rimelig og gennemsigtig behandling
- indsamling til tydelige og legitime formål
- korrekte og ajourførte oplysninger
- opbevaring kun så længe formålet kræver
- passende sikkerhed mod tab, misbrug og uautoriseret adgang
Kirstine Seligmanns Skole
Herslebsgade 3
7100 Vejle
Tlf. 75820452
Cvr. 44448416
1. Hvordan kontaktes vi som dataansvarlige?
Vi kan kontaktes på telefonnummer 75820452 samt på e-mailadresse kss@kssvejle.dk
2. Formålene med og retsgrundlaget for behandling af dine og dit barns personoplysninger.
Vi behandler dine oplysninger for at kunne opfylde vores forpligtigelser som skole, der følger af lov om friskoler og private grundskoler mv. og dertil hørende regler. F.eks. indhenter vi elev- og forældreoplysninger i forbindelse med en elevs optagelse på skolen for at kunne søge statstilskud.
Vi indhenter også personoplysninger om bestyrelsesmedlemmer, fordi lovgivningen kræver det, og vi anvender oplysninger om eksterne samarbejdspartnere i henhold til den kontrakt, som vi har med disse.
3. Kategori af personoplysninger
Vi behandler overordnet alene almindelige oplysninger som fx navn, adresse mv., men i enkelte tilfælde behandler vi en særlig kategori af personoplysninger (følsomme oplysninger) som f.eks. helbredsoplysninger om barnet. Dette sker efter indhentelse konkret samtykke hertil.
4. Modtagere eller kategori af modtagere
Som udgangspunkt er det alene skolen, der anvender personoplysninger, vi har om en elev eller forældre. Skolen har retningslinjer for, hvilke konkrete personoplysninger, der anvendes, og hvornår en medarbejder har adgang til personoplysninger om elever og forældre. F.eks. er det som udgangspunkt alene skolens leder, som har adgang til alle oplysninger, og klasselæreren har alene adgang til oplysninger om det barn, som læreren er klasselærer for.
Vi videregiver også oplysninger til Undervisningsministeriet og andre offentlige myndigheder, når vi efter reglerne er forpligtet.
Skolen bruger dog også eksterne leverandører i forhold til fx elektronisk behandling af data. Disse eksterne parter behandler alene vores personoplysninger i henhold til den instruks, som fremgår af en databehandleraftale, som skolen har indgået med leverandøren.
5. Retten til at trække samtykke tilbage
Du har til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Dette kan du gøre ved at kontakte os på de kontaktoplysninger, der fremgår ovenfor af pkt. 1.
Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke og op til tidspunktet for tilbagetrækningen. Hvis du tilbagetrækker dit samtykke, har det derfor først virkning fra dette tidspunkt.
6. Dine rettigheder
Efter databeskyttelsesregler har en registreret en række rettigheder i forhold til skolens behandling af personoplysninger. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.
Ret til at se oplysninger (indsigtsret)
Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig og en række andre oplysninger.
Ret til berigtigelse
Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig rettet.
Ret til sletning
I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.
Ret til begrænsning af behandling
Du har i visse tilfælde ret til at få begrænset behandlingen af dine oplysninger. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen – må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke eller med henblik på, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.